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会议策划为什么要专业会务公司
在我们这个世界上,有许多大大小小的公司和机构在为未来拼搏着,为我们这个世界的发展做着不懈的努力。特别是进入新世纪以来,每天都有许许多多的公司和企业如雨后春笋般在这个世界上出现,整个世界欣欣向荣,社会充满了希望!随着企业和机构的增加,各种大大小小的会议也日益多了起来,各大公司和机构为了节约成本并提升会议效果,他们希望会议能够被最专业的团队策划,于是便有了会议策划这个行业。专业的会议策划有哪些优势?1.专业的会议策划能够帮助我们节约成本。一般来说比较大型的公司和机构,他们想要举行一次大型会议,成本相对来说普遍较高,这其中就包括了寻找场地以及设施选择的花费。俗话说的好,货比三家不上当,由于缺乏专业会议中心的相关数据比较,公司和机构往往会错选一些价格相对较高但服务却不一定优质的会议场所。而专业的会议策划机构,对各大会议中心的相关资料了解得比较全面,能够帮助企业和机构选择性价比很高的会议场所。2.专业的会议策划能够帮助我们节约时间。一些大型会议的流程相对来说比较复杂,人员相对来说也比较多,进行的时间也会相对较长。由于我们缺乏这种制定大型会议流程的经验,所以往往会花费很长的时间来进行流程的制定。而专业的会议策划机构,对制定会议流程的经验是非常丰富的,选择专业的会议策划机构,能够为我们节约大量宝贵的时间,即使是会议时间仓促,也能正常并且成功的进行!3.专业的会议策划能够带来更好的会议效果。由于缺乏大型会议制定的相关经验,公司和机构不仅要花费更高的价格,更长的时间来选择会议地点和设施、制定会议流程,而且还不一定有自己想要达到的效果。要想会议效果达到我们期待的要求,那么会议流程的制定一定要是非常专业的,一个小小环节的差错或者缺失,导致的就很可能是整场会议的失败!专业的会议策划机构江西正九传媒策划过上百场大中型会议的流程制定,在会议流程的制定方面可以说是专家中的专家,上百次大中型会议制定的经验使他们对会议的流程制定了如指掌,无论是多么不起眼的细节,都会做到万无一失!
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会议策划公司如何做好会议策划
一、认识会议及其策划会议的含义:围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。会议的作用:会议显示组织的存在,会议是群体沟通、信息交流的方式。会议是集思广益的渠道。会议管理分为会议策划、会议筹备、会议实施、会议结束四个阶段。会议策划:为了使会议取得预期目的,而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议,使之达到预期效果的前提。在会议策划过程中,策划者应遵循四大原则:目的性原则:目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息,或者是为了打造品牌形象,或者是为了失去销售额。因此,策划也必须围绕着会议目的来进行。整体规划原则:一次会议的成功举行,包括场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观,做出周到的统筹规划,以免给会议活动造成无法弥补的损失。可操作性原则:会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况,以及公司的实际要求和能力来操作,使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。利益主导原则:根据亚当·斯密的“经济人”观点,人类的一切策划活动,实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念,明确知道会议所要追求的利益,并为利益的实现合理配置资源,考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。二、会议策划的内容一般而言会议策划的内容要包含:会议名称:会议的正式称谓,标示会议的某些基本信息。策划会议名称的常用方法:揭示会议主办者——森马品牌提升发布会提示会议功能——江铃汽车产品鉴定大会揭示与会者身份——游戏开发者大会揭示会议出席范围——移动通信世界大会揭示会议时间或届次——2017年股东大会、第24届万国邮联大会揭示会议地点——南昌国际贸易洽谈会揭示会议方式——电信公司视频会议策划会议名称的方法通常不会单独使用,而是根据会议组织者需要综合运用。会议时间:主要涉及两个方面,在什么时候召开会议,会期的长短。会议时间策划需要注意两个问题:1、了解相关领导、嘉宾和演讲者是否能够在这段时间参加会议,以便协调日期,保证关键人物出席。2、涉及成本的效率原则。例如2天的会期是不是需要适当压缩会议时间长度,从而降低成本、提高效率。会议地点:选择合适的地方(即会议召开的举办地),如在哪个地区或者城市举办;选择合适的、具体的会议活动场所,如在哪个酒店举办。就会议举办地而言,选择在哪个地区或者城市召开会议时往往需要参考的因素包括:1、举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离2、会后是否有观光参观活动3、会议期间,会议举办地的气候如何4、举办地是否适合公司的业务需要5、举办地的交流环境是否便利6、举办地的形象是否符合会议目的选择会议地点还需考虑酒店是否有承办相关会议经验、酒店价格、服务设施、地理位置、会议室类型等。选择举办会议的酒店涉及到许多细节问题,例如会议室的实际形状、客户实际大小与光线等因素,实地勘查是不可忽视的重要环节。与会人员:与会人数是决定会议规模的直接因素,但与会人数不是越多越好,会议规模也不是越大越好。确定与会人员时应遵守的两大原则:1、邀请于会议有用而非可有可无的人2、适当控制参会人数规模,过大且不必要的规模容易导致会议效率的降低在确定与会人员的同时,策划者同样需要根据会议情况来确定其主办单位、承办单位、支持单位、赞助单位、协助单位、协办单位或合作单位。会议主题:会议目标的转化,高度概括了会议主要内容和实质问题作用;与会人员通过主题可以形成对会议的大体了解;会议成功的重要因素,会议中所有活动都是紧紧围绕主题来安排的。主题策划的要求:将会议主题落实到会议目标上,为目标服务;主题名称表述清楚准确,避免含混或歧义;主题内容与权限相符,不超出会议的职权范围。流程安排:当名称、主题等确定下来之后,策划者要考虑会议将怎样进行,也就是对会议的基本流程进行策划。一般包括:开幕辞、主要领导发言、特邀嘉宾演讲、与会者自由发言或讨论、闭幕致谢。会议成本:策划者通过预算会议各项费用来控制总支出,借以适当降低成本,提高会议效率。成本预算的四项原则:1、科学合理地分配各项开支2、总量控制,不能无限制地增加3、确保重点。经费不足时,把有限的经费用在刀刃上4、精打细算。严格审核每一项开支,合理节省经费三、制定会议策划方案会议策划的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来,这就是会议策划方案。它是会议筹备工作的依据,也是会议筹备工作有序进行的保障。方案经相关领导批准后由会务工作机构具体实施。
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会展会议策划需解决的问题 会展策划师需如何策划会议
国内会议策划已经逐步迈向成熟阶段,对于一场好的会议,需要由会展策划师精心的制作才会产生好的效果,所以做为一个会议策划师必须要了解各种产业会展的知识产权问题,并且懂得如何解决这类问题。以下是会议策划师常见的问题和解决方案:一、需要做些什么?会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。二、谁来筹划会议?从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是接任务,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的任务:1制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标2制定会议议程3了解可供使用的场所和设施情况4选择或提议合适的场所5检查并比较各项设施6安排交通事宜7协调会务工作人员的活动8招收、培训会务人员和广告人员9制定可行预算或按既定预算安排有关工作10确定各项工作的时间安排11视察选定的场所和设施12与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)13确定印刷公司14安排食品、饮料有关事宜15讨价还价16同会议发言人和各位贵宾进行联系会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。1善于与人共事2善于注意小节3善于解决问题4善于与人协商5能够管理会议财务事宜6熟悉酒店运作7能够安排恰倒好处的菜单8能够熟练操作电脑9能够熟练地与视听服务公司打交道10能妥善接待贵宾和外国客人11熟知各种礼仪12行事果断、执着三、主要会议类型:1销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。2年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。3产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。4研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。5专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。6奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。7培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。5:在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:1预计召开会议的日期;2会议预计召开几天;3打算在什麽地方召开会议;4会议形式或程序是什麽;5需要多大的场地;6以前开过这样的会议吗?结果如何;7将有多少人到会;8会议预算是多少;9与会者对费用开支很在意吗?10打算选用什麽级别的酒店和设施;11打算选用最高级的房间标准是什麽;12谁来制作会议邀请函;13会议需要向与会者打印相关资料吗?14会议的发言人有哪些?15会议需要什麽样的视听设备;16需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;17与会者可以携带家属吗?18打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?19有谁来承担这些活动的费用。四、会议筹划步骤:目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:#培训#通知#教育#探讨问题#做决策#引入新事物或介绍新人员#激励#开发#展示#促进与改善#解决问题#讨论如何赢利#赢利有以上会展策划师策划可以看出,会议策划是会议的生命力所在,独具匠心的会议策划是会议成功的前提。会议策划包括:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位,充分诠释会议的宗旨是客户的意图。别出心裁、引人注目方能使会展活动引人入胜。(一品威客anyi)
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滨州市预拌砂浆推广应用交流会 会议策划方案
滨州市预拌砂浆推广应用交流会会议策划方案一、会议时间:7月5日上午9:00-12:00.二、会议地点:滨州大学饭店(二楼三德厅)三、参会人员:省混凝土协会相关领导,市住房城乡建设局(工程建设科、科教设计科、质监站、定额站、监理站、执法大队)、市经信委、市执法局、市建管局相关领导及工作人员,全市建筑设计单位,市相关媒体。约80-100人金龙砂浆相关人员5-10人;销售公司相关服务人员20-30人四、会议主题:主标题:打造低碳环保建材·构建绿色美好城市副标题:全市预拌砂浆推广应用交流会主办:滨州市建设管理局协办:国昌集团、滨州金龙砂浆有限公司五、会议议程(后附详细议程表)1.国昌集团董事长黄延昌先生致辞;2.建设(施工)单位介绍产品使用情况;3.市经信委有关领导讲话;4.市建管局局长刘汉卿同志讲话;5.省混凝土协会领导讲话;6.参观企业生产情况和施工现场。六、会议准备项目1.与参会人员沟通,意向确定(1)负责人:綦鑫(2)发放邀请函(或通知)(3)6月30日前确定会议人数,便于礼品购买等相关事项的进行(4)主持人确定、串词(5)媒体邀请2、与会准备相关准备(1)负责人:夏毅飞、徐乃鑫(2)6月30日之前,酒店会议室预定(3)6月30日之前,酒店用餐标准预定3.会议接待工作(1)接待组组长:张爱营组员:①报到组:张爱营(组长)等三人②礼仪组:高梅(组长)女领队队员:李鹏鹏吴玮明张英张倩李溪莲王菲菲徐富贵李冰心男领队队员:李雷刚任金浩刘晓明刘云建牟兴龙陈伟张俊华郁磊③导游组:李会员(组长)队员:4-5人厂区讲解员1人:李会员(2)负责事项:①报到组:酒店大厅报到处3人,负责资料、贵宾卡、礼品的发放②礼仪组:酒店入口处礼仪人员6名(3男3女);电梯、楼梯处4人(2男2女);会议室门口6人(3男3女),会议开始前1小时,安排车辆将礼仪人员接送到酒店,并安排到位。③会议车辆安排:安排公司3辆大巴车,约10点组织疏导参会人员参观企业生产情况和施工现场④安排2位导游,负责讲解、指引工作,一辆大巴车上安排一名⑤会议资料装袋、运送会议现场4.会议餐饮工作(1)餐饮组组长:李永强13061037719组员:4-6人(2)负责事项:①确定购买烟、酒的品牌和数量②安排购买烟、酒,并在会议前一天运到大学饭店③与酒店负责人联系好,午餐用餐之前负责烟酒摆放自带酒水:会议室(三德厅)用餐:白酒、红酒开瓶费:20元/瓶啤酒:20元/箱包间(明德厅、亲民厅)用餐:白酒、红酒开瓶费:15元/瓶啤酒:15元/箱④招待参会人员的用餐、服务等工作工作人员在酒店用自助餐,68元/位,需要持饭店餐券,用餐时间:11:00——13:305.会议布展工作负责人:徐乃鑫(1)拱门饭店:祝全市预拌砂浆推广应用交流会圆满成功(饭店提供发电无租赁费用可协助安装)厂区:正面:热烈欢迎预拌砂浆推广交流会代表莅临指导背面:LOGO+打造低碳环保建材·构建绿色美好城市尺寸:15M位置:滨州大学饭店门口拱门:1个厂区门口拱门:1个(2)升空气球:4个①气球条幅内容:1)打造低碳环保建材·构建绿色美好城市(2个)2)金龙砂浆祝贺全市预拌砂浆推广交流会圆满成功(1个)3)国昌集团祝贺全市预拌砂浆推广交流会圆满成功(1个)②排列方式:酒店门口广场两侧各2个(3)条幅:3条①饭店门口条幅:打造低碳环保建材·构建绿色美好城市——全市预拌砂浆推广应用交流会(尺寸:14m*0.7m)②工程现场条幅:LOGO+热烈欢迎全市预拌砂浆推广应用交流会代表莅临指导(尺寸7.3m*0.7m,2条)(4)会议室内的安排:主题背景板1块,条幅1个,礼仪6人①背景板内容:全市预拌砂浆推广应用交流会②背景板尺寸:6.5m*2.8m需要自己做支架,制作前需要现场确认尺寸可行性③会议室内条幅:金龙砂浆祝贺全市预拌砂浆推广应用交流会圆满成功(尺寸:8m*0.7m)④会议室入口处两侧站礼仪人员6人⑤水牌(企牌):数量2个,尺寸:75cm*55cm内容:1.打造低碳环保建材·构建绿色美好城市,全市预拌砂浆推广应用交流会请上二楼三德厅2.logo+国昌集团宣传语⑥演讲台上方摆放鲜花1盆(自己购置)⑦播放配有音乐的幻灯片(内容待定,建议播放金龙砂浆的广告片30分钟)注:以上内容需根据会场实际情况具体确定。(投影仪需自己准备,饭店免费提供幕布,有多个插排,但是没有网线不能提供上网服务)7.礼仪人员的布置及安排①礼仪小姐:8位服装要求:旗袍、盘头、化妆、黑色皮鞋、绶带礼仪小姐可从公司内部挑选、调用②饭店门口:礼仪6名,楼梯、电梯处4名③会议室入口:礼仪6名;引导来宾就座④接待组组长在会议当天,上午7:30前负责将礼仪人员运送到酒店,并安排到位。4.物料准备物料名称要求数量负责人手提袋印刷1000个本次会议使用约100个100个韩建辉礼品购买印字100份徐乃鑫绶带上次砂浆会议已有16张杰旗袍租赁8高梅资料袋内物品准备手提袋100韩建辉集团画册100韩建辉金龙砂浆单页100韩建辉笔记本100韩建辉笔100韩建辉关于砂浆的2份文件200韩建辉会议议程表100李香礼品100韩建辉会场布置用品拱门2张杰升空气球4张杰条幅:饭店外1个会议室1个工程现场2个4张杰鲜花:放置主席台上方张杰背景板1韩建辉水牌(企牌)2张杰导游喇叭协调滨农行政办借用,交给李会员2高梅男礼仪用领带上次砂浆会议已有8高梅会议现场设备调试笔记本电脑、音乐准备1韩建辉投影仪(领导讲话是否需要)2设备自己准备幕布酒店提供金龙砂浆广告片1韩建辉灯光——韩建辉音响、麦克、连接电脑等设备是否齐全韩建辉盘头头饰——8徐乃鑫简易化妆品————鲜花讲台上用1胶带、剪刀等辅料2签到册1油性笔2酒(黄河龙1948、1922)30瓶徐乃鑫李永强烟(八喜、金将军、苏烟)30盒徐乃鑫可乐、雪碧10瓶徐乃鑫一、用餐费用:三德厅用餐标准:88元/人套餐90人*88主食单点:包子18元/位如果按一桌899元标准(菜单相同),送包子花卷各一份包间用餐标准:128元/人套餐30人*128公司自己参会人员、工作人员、司机:60人*68(到参会处领取餐券)饭店菜单:88元/人套餐凉菜六个清汤海参位手撕羊排功夫海肠炝炒蹄筋黑椒里脊排苦菊蜇头清蒸鲈鱼金不换炒鱼条爆炒腰花脆芹炒双耳白灼芥蓝四味煎饼川香毛血旺翅汤野山菌肉末木耳费用预算:会议室租赁费:2000元开瓶服务费:600元餐饮费:15840元酒水(啤酒):324元(按3箱算)合计:18764元(不包括可乐雪碧、主食)二、租赁布展费用:1.大型彩虹拱门2个150元∕个300元2.空飘气球4个180元∕个720元3.会议室背景板安装用桁架搭设安装挂喷绘画面2.4M×6.4M=18.56㎡比较平整美观桁架用20M左右20元∕M400元喷绘画面18.56㎡10元∕㎡(含安装)185元4.宣传条幅拱门弧形条幅3条30M专用气球条幅4条40M饭店门口条幅14M会议室条幅8M工程现场条幅7.3M×2条=14.6M计106.6M5元∕M533元5.旗袍8件10元∕件80元合计:2218元若开具安装费发票,税率为3.4﹪2033×3.4﹪计83元共合计:2310元三、其他费用:待定