-
会议策划公司的服务流程有哪些?
如果你要举办一个会议活动,选择会议策划公司提供服务是其中的一个选择,但是,很多人不知道会议策划公司能为这个会议活动具体能提供什么服务,所以跟会议策划公司面谈的时候很多东西也不知该讲不该讲。其实,会议策划公司能提供一站式的会议活动服务解决方案,具体流程如下:1、整体的会议活动策划确定召开会议的核心价值是双方早期沟通的重点诉求,会议策划公司将根据企业的会议要求提出标准会议模式下为企业量身定制的各个会议版块,包括会议主题定位,邀请人员,会议内容定制,会议流程安排,会议组织及执行方案等。在此阶段,会议策划公司将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场地、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。3、实地考察如果您认为沟通后可以相信了这家会议策划公司,那么可以进入这个阶段——会议策划公司会安排委托方或者代表到目的地考察会议策划公司提供(会议酒店其实是由委托方推荐或直接决定)的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。4、确定会议方案这个时间需要的是耐心与细致——会议策划公司会一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。5、执行会议活动严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。6、活动总结将所执行活动的细节整理成文字及光碟形式交客户存档,并协助客户对于此次会议活动的整体情况进行汇总及评估。总的来说,专业的会议策划公司能为整个会议活动提供一站式的解决方案,会议活动策划方案、会议活动执行以及会议活动中所用到的物料、节目等,会议策划公司都能提供。
-
汽车交易会展策划
行业:展会、车展、展示展览、服务汽车交易会展策划品牌:深圳市国展展览有限公司服务:会展设计策划说明:“2014昆明(春季)汽车交易会”,是国展展览借助昆明市中心体育场内10000多平米开阔空间,引入当今最为成熟热门的“车展售车模式”又称为“深圳车展售车模式”,打造昆明第一个“汽车品牌折扣展"项目,其特点借鉴了"奥特莱斯"这一国际十分风行的销售渠道模式,将百家品牌和百万折扣浓缩为2-3天的会展,引爆当地购车热潮。"春季汽车交易会"以“车展买车、最省钱”为主要噱头吸引首次或二次购车人群,从而帮助4S店开辟卖车第二渠道,不但满足了消费者的需求,更是帮助参展车型扩大市场份额。根据会展情况,那么汽车交易会展策划应该怎么设计呢?下面由品深设计小编为大家讲解:面临问题:1、昆明春季交易会如何有效传达讯息,引爆购车热潮?2、如何展现昆明春季交易会特色和优势,打动消费者?解决方案:1、“2014昆明(春季)汽车交易会”,是国展展览借助昆明市中心体育场,引入当今最为成熟热门的“深圳车展售车模式”,打造昆明第一个“汽车品牌折扣展"项目,其特点借鉴了"奥特莱斯"这一国际十分风行的销售渠道模式,将百家品牌和百万折扣浓缩为2-3天的会展,引爆当地购车热潮。在正式开展之前,系统的物料宣传已如火如荼展开,消费者可以直观的感受货真价实的折扣承诺。2.设计深入研究昆明汽车交易会的特点,分析待购人员和潜在顾客的需求和心理特征,系统的运用品牌战略为指导,创意性的进行一系列会展策划及对应宣传设计,招展书,海报,门票,网站首页设计等,以简约、大气的风格精炼的文字,极富视觉冲击力的图片凸显展会的真正折扣优势,强势抢占消费者视线,从而帮助4S店开辟卖车第二渠道,不仅满足了消费者的需求,更是帮助参展车型扩大市场份额。
-
如何选择会议策划公司?4个实用的会议策划公司选择要素
高端的会议策划要如何选择合适的策划公司呢?一个好的会议策划公司能够更好的帮我们进行会议策划,达到我们开展会议的目的,那么如何专业的会务策划公司呢?我们可以通过确认对方有没有专业系统的服务流程来进行判断,其中包括:1、会务时间:意落实会务期间每一天晚上是否开会;2、会议地点:一般首选公司的签单协议酒店,武汉会议策划公司也会帮忙推荐适合的酒店,具体选哪家视主管的要求而定;3、与会人员:请主管提供一份与会人员的名单,如有重名或不了解的人员必须向主管确认,如有部分人员不需要参加会议全程的则请主管注意各人的与会时间段;4、会议室:酒店会议室分为围坐型和教师型,前者是多人共同围着一张大会议桌落座,后者设讲台,与会人员在下面分排而坐,可以根据会议性质和与会人数选用会议室,应在了解会议室标准座数与加座数量的情况下向主管确认;5、其他会议资源,这个需要向主管落实是否需要使用其它资源,比如说笔记本电脑、数码投影仪以及白板,不过白板需要提前向酒店落实会议场地内是否有白板,一般情况下使用时是不需要另行收费的,但是白板笔与白板擦需要自带一些备用的。
-
会议活动策划方案怎么做?4个会议活动策划方案的要素
议策划活动策划方案很难做?如果你有这个问题的话,那么可能还没有想做如果提出问题然后解决问题,事实上要做好一份优秀的会议活动策划方案,首先要列出会议策划方案的几大要素,也可以说是书写一份大纲,这是会议策划方案的中心骨,就像是做建筑的,只要基础结构搭建好,建筑就会稳立不到。道理是一样的,会议策划有了要素,根据要素写,就不会出现太大的偏差。要素主要是一下几个方面:1.要结合公司的经营方向,做出当地的市场背景分析。通过分析,了解顾客的心理,让消费者有兴趣参加本公司的活动。这样,会议就会成功。2.选好会议的主题,也是一个很重要的方面,就像人的脸一样漂亮,就比较容易弄利用顾客的好奇心,来吸引消费者。3.弄清楚公司要组织活动的目的,是要打响自己的品牌,还是主要为了在现场销售?总之,要能发挥最大作用,让会议活动确认好适合自己的目的。4.会议活动中的关键,就是内容和程序,如果这两个方面没有做好的话,会直接导致会议已失败告终。活动所需要的材料;需要进行会议的地点;会场的人员必须要提前熟悉流程;要做好,投资的费用的分析和预算;预防突发情况的会议活动应急,如此周密的行为,最后一定会取得会议的胜利。
-
太阳能招商会议策划方案
光芒太阳能湖州地区促销、招商会暨“节能减排建设节约型社会我们在行动”万人签名活动方案一、活动主题:太阳能产业联盟光芒太阳能湖州地区招商会暨“节能减排在行动”万人签名活动。二、主推产品:光芒太阳能系列产品太阳能产业联盟三、活动时间:2007年4月10日-12日四、活动范围:湖州市下辖乡镇五、活动地点:湖州浙北大厦广场及会议室太阳能产业联盟参加人员:马巍菲、范庭伟、湖州市场业务人员、新老代理商、公司内部策划人员共计600余人。六、媒体支持:当地报纸及电视台。七、活动目的:1、利用国家节能减排、建设节约型社会宏观环境与消费者及媒体,形成互动,扩大光芒品牌美誉度。2、利用活动现场销售气氛感染下级经销代理,让其自愿投入、敢于投入,做大做强太阳能。八、活动内容1、广场造势1.1广场出样:5台太阳能热水器,分别为光芒蓝金钢A8(24管)、蓝金钢A6(20管)、蓝色金鳞-5(18管)、橙色金鳞-12(20管)、橙色金鳞-12(18管)、集热管展架及各类型集热管一套、蓝金钢内胆小样及展架一套。中国太阳能产业联盟网1.2拱门一个:商场门口竖立拱门一个,拱门字样一面为“节能减排建设节约型社会我们在行动”另一面为“光芒太阳能与湖州人民共建节约型城市”。(需湖州市场现做)1.3音响一套:现场布置音响设备,循环播放光芒宣传车内容(短版本)。1.4现场物料:大型喷绘背景一个。内容:“节能减排建设节约型社会我们在行动”——光肁畛诵履茉纯斐怠薄?需湖州市场现做)中国太阳能产业罠>太阳能帐篷两个、休息桌椅两套。光芒蓝金钢A6/A8全套物料(看板、X展架、地贴、台卡)共一套、沐浴增压器展板、光芒太阳能画册2本(只看不发)、光芒集团画册2本(只看不发)、光芒太E2芒纸杯100个。2.5会议室门口X展架一套。2.6投影仪及屏幕一套。2.7资料袋60套(广告笔、记事本、产品单页、光芒报纸、《科技日报》光芒报道专刊、活动流程安排说明、其他资料)3、会前造势太阳能产业联盟3.1商场活动之前在电视上0蜕缁嵛褾广告字幕,简述商场活动主题及优惠内容。(需邯盟网2.2会议现场所在大楼进口处横幅一条,内容“热烈欢迎参加光芒太阳能招商会议的经销商朋友”。(需湖州市场现做)2.3桌面台卡3套.中国太阳能产业联盟网2.4光芒纸杯100个。2.5会议室门口X展架一套。2.6投影仪及屏幕一套。2.7资料袋60套(广告笔、记事本、产品单页、光芒报纸、《科技日报》光芒报道专刊、活动流程安排说明、其他资料)3、会前造势太阳能产业联盟3.1商场活动之前在电视上发布流动广告字幕,简述商场活动主题及优惠内容。(需湖州市场现做)3.2商场活动之前在湖州当地报纸发布1次硬广告,主题以商场活动为主,具体内容增加招商会议安排。(需公司现做)九、活动流程1、4月9日、10日在湖州日报刊登商场活动广告及招商信息,在湖州本地电视台碗8点钟-9点发布流动字幕广告。中国太阳能产业联盟网2、4月12日之前,提前组织好经销商和目标经销商,通知商场活动及招商会议的事宜,确保到会率。3、4月12日上午9点,在浙北大厦广场开展“节能减排建设节约型社会我们在行动”万人签名大行动,签名者赠送广告笔一支。邀请媒体参与。组织经销商参观浙北大厦产品展示,参观商场终端销售情况。制作横幅,供签名用。内容如下:“节能减排建设节约型社会我们在行动”签名活动期间,开展“你参与、我送礼”免费抽奖活动,签名即可抽奖。奖项设置为:一等奖1名光芒电压力锅一台二等奖5名光芒电水壶一台太阳能产业联盟三等奖10名光芒太阳能抵扣卷价值200元。纪念奖1000名光芒圆珠笔一支4、4月12日点。招商会议开始,会议流程如下:中国太阳能产业联盟网会议由主持。介绍江苏光芒集团基本情况,重点介绍光芒太阳能产业链情况。介绍光芒集团在湖州地区的销售情况,以及营销发展意向。中国太阳能产业联盟网代表公司就08年及以后的营销策略、市场机遇、发展愿景等向准经销商朋友介绍。就“如何运作农村市场”做报告。介绍光芒在农村市场拓展上的方向、政策、方法,并给出一系列农村市场拓展技巧等。互动环节。(要求:以上报告、发言必须有发言稿,并制作成PPT幻灯片)5、4月12日会议结束之后,一星期之内组织经销商朋友参观公司厂房。6、持续跟进,抓紧促成。十、本次活动是为拓展湖州地区二三级市场举行的重要招商活动,对于探索光芒会议招商模式具有重要意义,需要湖州地区及公司内部相关人员共同努力。
-
会议策划中如何控制会议预算!
对于一个小的企业来说会议预算相对而言是较小的,也用不着特意去设计预算方案,但对已经常需要外出找会议场地,或是大的企业那就不同了,如果对于这个会议没有一定的预算,那企业的财务可要大损一笔了,每个老板都不想看到自己的企业有亏损的,就算不是很多;反过来也是,只要是赚了哪怕是一点点他也会开心的。所以对于这个会议预算你还是得好好的计划的,下面深圳会议服务公司——策划之家就和大家分享会议预算怎么计划,怎么部署可以让你的企业省钱。一个设计合理的会议策划方案中必然包括完整的会议预算,便于对会议策划每个环节进行掌控。其实通常一般的会议预算应包括以下几个方面:一、交通费用交通费用可以细分为:(1)、出发地至会务地点的交通费用——公司在北京举办年中会议,各地分公司与会者前往北京所需要的费用(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,也就是在北京会议期间,从住宿地至会议召开地点的交通费用、以及会议召开地点到餐饮地点的交通。这些费用,可提前准备,与当地租车公司,会议期间出行全权交由他们负责二、会议室/厅费用1.会议场费用——通常而言,包括会议设备费用、会议室租赁费用、以及会议室布置费用等其实一般会议场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等。但面对一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、视听设备、甚至需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。会议设备租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。另外会议材料准备,展板等需要一些印刷和运输费用。2、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。三、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。四、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。一般也就是会议期间,三餐费用,那么三餐费用包含哪些?我们又需要注意什么呢?1.三餐费用,都可以采取自助餐形式。以围桌式就餐,能促进会务者友谊。休息期间,甚至可以通过小游戏来愉悦一下气氛。也能就会议期间,会议问题做个讨论。因为会务者比较多,除了会议召开期间,基本很少有机会聚齐。早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可2.酒水及服务费通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。3)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。会议预算是大家最不喜欢的话题,但也是最重要的一条。用最小的预算来满足客户最大的需求,是最理想的会议预算方案,也是会议主办方最乐意见到的。无论你是花费五千,还是五十万来办会,了解你想要达到什么效果以及办会的目的,将有助于制定切实可行的预算方案。深圳会议服务公司——策划之家认为想要最小化预算,最大化客户需求,不是一件简单的事。以上这些降低成本,提高办会质量的技巧,经过实践总结而来,希望对办会的大家有所帮助。
-
会议策划公司如何策划一场“高规格”的会议
随着经济的不断发展,各行业年会议、发布会、推荐会已成为企业一个重要环节,会议带来的影响力已成为各行业经济效益的增长点。要想做好一场意义深刻的会议,选择好的环境与酒店是关键。南昌会务服务公司江西正九策划传媒能准确、细腻而娴熟地把握好会议服务的三环节——会前服务、会中服务和会后服务是做好会议服务的根本。一、会前服务1、要有精明强干的会议服务销售骨干。会议销售骨干不仅要了解和熟悉各酒店的设备、设施与内部运作程序,具有相当的沟通能力,能够正确灵活地运用酒店授予的权力,而且随机应变地运用谈判技巧,促使洽谈获得成功。2、销售洽谈要有诚意及耐心。会议销售人员与会议组织者交谈时,要尊重对方的要求和意见,特别是对方将各个酒店承接会议服务的条件与其他酒店比较时,要善于倾听和理解,然后以得体的方式提供本酒店的特点和以往成功接待会议的详细情况,加强相互间沟通。往往承接一个会议不是一次就能谈成功,会经过多次交涉,因此会议销售人员要有充分的耐心,直至洽谈成功。3、谈价格先要赢得客人的信赖。会议组织者在洽谈中往往首先询问价格和优惠政策这类问题,会议服务销售人员应极力避免价格成为客人选择的第一条件。销售人员在洽谈中要有意识地摸清客人的心理价位。若差距不大,销售人应撇开价格,与会议组织者讲座会议的策划,以及介绍各酒店会议服务的特点,让对方感到策划选址是把服务放在第一位,盈利放在第二位的,只有客人相信策划方与酒店能提供优质服务,才有合理的价格可谈。4、参与会议的总体策划。各型会议的前期准备是非常重要的。包括酒店会议销售方对的我们会议组织者及承办方可能是有经验的,也可能是没有经验的,这就要求酒店的销售员必要时提供延伸服务。如会程的安排以酒店会议接待的经验来看是否合理,可向会议组织者提供参考意见和建议等,协助会议组织者圆满完成会议计划。5、认真做好“预订书”和“计划书”。关于会议服务的所有安排和要求,均要以“预订书”或“协议书”为准。在“预订书”中要明确会议的各项要求,任何修改和调整都必须通过双方的确认书予以确认洽谈等,酒店方必须把向客人作出的承诺一一详细记录,以此制订详细的“计划书”即“接待计划”,每项承诺谁负责、何时完成,均要落实。二、会中服务1、会中期间,酒店应有专人负责与会议组织者沟通、联络,及时跟进确保会议服务的统一指挥和协调。2、会议期间,会议联络员要有极强的组织能力,能有效及时地处理会议中的紧急需求,保证会议的正常进行。3、顺应与会者的心理,组织各种形式的留念活动。大型会议的参与者把承办方与酒店作为美好经历的“参照物”,酒店应籍此把文章做好做足,比如签字留念、拍照赠送酒店小标志等纪念品,使与会者成为酒店的潜在客户。三、会后服务1、会议结束了,承办方与酒店的服务没有结束。会议结束了,会务组撤了,但逗留的客人仍是我们服务的重点,应让他们感到酒店是“家外有家”。同时,协助酒店方要做好会后各种费用的结算工作,每笔费用消消楚楚,方便会议组织者结帐。2、搞好跟踪调查。将收集的本次会议的各种信息归类、分析、整理并存档,发现问题找出规律性的东西,作为提高会议服务质量的依据。3、索取会议活动的信息和资料。大型会议的与会者来自四面八方,他们是本次会议的参加者,可能他们就是下次会议的组织者和决策者。因此会议策划方、承办方及酒店应特别注意收集举办会议的大量信息,为下次会议的承办打下基础。4、将会议组织者和出席者的资料归档并向他们定期或不定期寄送酒店的信息和资料,对重要的客人,定期作销售拜访,逐渐使他们感到自己是酒店的贵宾而成为酒店忠实或潜在的客户。综上所述,会议服务的三个环节是相辅相成,缺一不可的,每一个环节都非常重要,每一个环节完成的好坏将直接影响会议的服务质量。因此,选择好的酒店合作方,做好会议接待必须在这三个环节上下功夫,精益求精,做出自己的特色,使我们会议承办方在激烈的市场竞争中立于不败之地。
-
会议策划前期需要做什么?
会议前期策划是否完备,直接关系到了会议完善进行与否,如何安排好会前的各个事项?优秀的会议策划人员会再自己的脑海中将整个会议流程细节简单的勾划一下,其中包括了目的地的推荐、酒店的安排、会议室的布局、会议服务各项细节的落实。一、目的地的推荐主办方在选择会议目的地时,心里都会都一个既定的目标性地点,而负责将目的地范围缩小的就是会议服务人员了,根据会议的性质以及要求、比如参会者可能在会议之后安排旅游节目、扩展运动等等,因此推荐合适的目的地的推荐,无疑能让你的交易单更快落锤。二、酒店的安排酒店必须做足功课,充分的了解与会人数、附近的交通情况等等,同时要事先预计与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。三、会议室的布局1、摆台的类型,会议的摆台不能模板式的嵌套,比如同样的商务会议,根据主题、性质的差异,也会直接影响到会议摆台的安放,以及会场的布置,比如剧院式、课桌式、围桌式、长方型、鸡尾酒会式,那种回忆适合你都要因地制宜。2、会议桌花布置,根据会议桌型的类别来布置桌花,比如常见的会议桌类型有长方形、圆形、椭圆形等;根据会议主题布置桌花,香花的选择最好是更能凸显主题;根据参会人员国籍等信息,提供不同种类的会议桌花布置服务。3、会议设备,会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利,并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在,在选择酒店会议厅之前,必须先行了解其是否能提供完备的会议器材,如果没有,另行租借是否方便,以免临时的需求而手忙脚乱。四、会议服务细节会中服务细节,提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。安排接待人员全天协助会务工作;会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务;向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。
-
会议活动策划流程规划细则
1、搞清楚会议活动“想法”会议活动有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。2、搞清楚会议活动“思路”从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。在你筹划的思路理清后,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。3、会议活动地址的选择会场的选择,直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次,这也是随后进一步策划方案的基础,选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?为了突出会议的权威性,彰显企业的高端形象,建议企业举行重大会议活动选择高端场地。另外,考察场地也非常重要,要做好充分的准备,要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;要对会议中的重要流程和环节心中有数,在考察场地的时候,能问到的问题越多,今后出现风险的机率就越低。4、会议活动整体规划确定了场地,策划的工作就进入了快车道,通过以下步骤,整个会议策划方案就会很快出炉了:整体策划框架草拟,按照之前的工作和现有的所有信息,先把整个会议的流程和方案想象出来,越具体越好招开策划动脑会,这个会议上,你需要把专业的会议策划公司找来;也要把主要的决策人员找来,在你的草拟方案基础上,展开讨论和动脑落稿-再讨论-修正-再讨论,一般,从第一稿的策划书到最后落实的方案,如果策划人员经验到位的话,最多3次往返讨论,就可以把方案细化到执行层面,是否到了细化到了执行面,关键要看是否已经拟出了“工作时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几张最重要的执行文件。
-
会议策划需要注意的一些细节
1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”;2、如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。5、您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定。6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。7、正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。8、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。12、做好会议期间的协调工作。13、会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。